参展指南

宁波国际会议展览中心有限公司

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展会活动操作手册
一、总则
第一条 为推动我市会展业健康、快速发展,加快宁波国际会展之都建设进程,根据国家有关法律、法规和市政府《关于加快推进宁波国际会展之都建设的若干意见》等文件精神,特编制《宁波国际会展中心展会活动操作手册(试行)》。
第二条 本手册所称展会活动,是指在宁波国际会展中心举行的,在预定时期内,由一个或多个单位举办,以展览(示)、展销、洽谈为主要形式的商品交易、信息交流、经济技术洽谈等活动。包括展销会、交易会、博览会、展示会、订货会、商贸节会等活动。
第三条 举办展会活动应按照“安全第一”和“谁主办、谁负责”的原则,严格落实展会安全责任制,明确安全管理的领导责任人,做到措施严密,操作规范,有关职能部门要切实加强对展会活动的安全工作管理。
第四条 所有组展、参展、搭建和场馆经营单位须经工商行政管理部门注册,并具有法人资格,能独立承担法律、经济、民事责任的实体。
 
二、组展要求
第五条 组展单位举办展会活动须具备以下条件。
(一)具有独立承接大型会展活动的资格。
(二)有关行业主管部门对展会举办的批文。
(三)国内展会需经工商部门审批登记,取得《商品展销会登记证》;国际展会需经市外经贸部门批文同意。
(四)除由市政府直接承办的活动外,其他展会活动需取得公安机关出具的《大型群众性活动安全许可决定书》。公安消防机构对展馆布展出具的同意举办《消防安全检查意见书》。
(五)食品类展会或展会中有视频供应的,需向卫生行政部门申领临时卫生许可证或备案审查。
第六条 展会活动的办展程序。
(一)组展单位应当在3个月前将展会举办的时间、地点、规模、展馆租馆证明等相关信息资料,并填妥《宁波市展会登记申请表》,向宁波行政服务中心(阳光大厅)市会展办窗口申报,由市会展办受理备案后,实行“一站式”服务。涉及进出口展品需另向海关、出入境检验检疫机构申报,并接受其监管。
(二) 市会展办负责对提交的展会申报材料进行备案,对受理的申请应当在7个工作日内完成审核备案工作;市工商部门负责对国内展会的登记,并在接到申请之日起15日内,作出准予或不准予登记的答复;市外经贸部门负责全市国际展会的审批、监管协调和管理,在受理申请之日起20日内作出批准和不予批准的决定;公安部门负责对展会安全许可的审批,并在7个工作日内完成安全审查,作出安全许可或不予许可决定。公安消防机构负责对展馆消防安全进行审批,并在7个工作日内完成检查,作出同意或不同意举办决定。
第七条 在展会审批、登记过程中对符合“保护原有品牌展会,扶持符合我市产业导向、有发展潜力的展会,积极引进国家、国际级展会,鼓励办展单位培育信誉佳、规模大、效果好的展会”优先予以批准。并在其举办时间前后3个月内,不再审批同一类型的展会。
原有品牌展会:是指标准摊位数在1000个(展览面积在2万平方米)、连续举办五届以上的展会。
同一类型展会:是指展会主题相似、招展内容相同、展品范围相近、主题展品参展企业或参展面积重复比例达到40%以上的展会。
第八条 组展单位须与场馆经营大为预先签订租馆合同,并取得《商品展销会登记证》或是外经贸局同意批文,方可对外宣传,开展招商、招展工作,编写《参展商须知》。《参展商须知》须经场馆经营单位审核后印发。
第九条 组展单位应在展会活动举办日的20日前,向公安部门提出举办展会活动的安全许可申请。在申请同时应提交举办展会的活动方案、有关主管部门的批文、展会安全管理方案、展会布展平面图、特装展位图及消防安全检查验收报告、聘用专业保安协议等资料,经审批同意后方可进馆施工布展。
第十条 组展单位对展会安全负责,并落实以下安全责任。
(一)必须明确展会的安全责任人,该负责人应由组展单位的法定代表人担任。
(二)必须加强安全宣传教育和管理,层层签订安全责任书,并按照公安机关的要求配足专业安保人员。
(三)必须制定展会安全保卫方案和展馆现场突发事件处置方案,认真落实以防火、防爆、防盗、防破坏、防事故等为主要内容的安保措施。
(四)必须在展会开展(馆)前一至二天内,会同公安、消防部门、场馆经营单位等相关部门,对展馆现场的治安、消防安全进行检查,对发现的隐患及时进行整改。
第十一条 组展单位在展会活动期间应根据客商情况,开通市区(或客商入住酒店)至会展中心穿梭专线大巴;根据需求对各参展代表团和客商入住较多的宾馆(饭店)配置定配大巴;应根据布、撤展期间的实际情况开通会展中心至体育馆的夜间短驳专线大巴;展会期间还须配置应急服务车,在高峰时段及紧急状况下,发挥应急作用。
第十二条 组展单位对展会有进行统计、报送的义务。应在展会结束后的20日内,将有关的统计数据报送市会展办备案。
 
三、综合保障
第十三条 宁波市政府直接承办的展会活动由公安机关负责安全保卫工作。其他展会活动由公安机关实施安全监管。
第十四条 卫生部门负责展会活动期间的卫生保障工作的的组织、协调和监督。
(一)食品安全保障工作。
1、 根据“谁发证,谁负责”和“分级监督”的原则,做好对接待宾馆、集体用餐配送单位等的视频安全保障工作;
2、 事先对有接待任务的宾馆饭店等单位进行卫生风险评估,评估结果及时向组展单位通报。对评估结果不合格的单位,要求组展单位取消接待资格;
3、 对一次性就餐人数超过100人的餐次,要求接待酒店提前7天将菜谱报管辖的卫生部门。卫生部门对菜谱进行严格的卫生审查,禁止生吃半生吃水产品上桌,严格控制贝壳类海鲜供应;
4、 督促接待的宾馆饭店落实48小时食品留样制度;
5、 加强卫生巡查,及时发现卫生隐患并督促落实整改措施;
6、 对重点宾馆饭店派专职卫生监督员进行全程动态监厨;
7、 会展活动期间发生突发性食物中毒事件的,按照《宁波市突发性食物中毒事件应急预案》落实各项防控措施。
(二)医疗保健和救治工作。
1、 展会活动期间的医疗保健和救治工作由市保健办统一组织协调,制定相应的医疗卫生机构承担医疗保健和救治任务;
2、 在重点接待宾馆饭店、会展中心等设立临时医务点,负责日常诊治工作。各医务点每日向市保健办报告当天工作情况,遇突发、重大事件及时报告;
3、 在开幕式、开馆仪式等活动期间派驻救护车,负责突发事件的急救工作;
4、 临时医务室的设立和救护车辆的派驻按照市保健办的标准执行;
5、 承担医疗救治任务的医疗单位在展会活动期间开通绿色通道,以方便参会宾客就诊。
(三)疫情防控工作。加强对疫情的动态监控,一旦发生传染病疫情,立即启动相应的应急预案,落实必要的防范措施。
第十五条 城管、交通部门负责对展会活动期间的环境治理和交通保障工作。
(一) 环境治理。加强环境卫生责任区之都的监督管理,整治乱丢垃圾、乱堆放、乱停车和乱设摊、乱张贴等现象;维护市政道路完好畅通,做好重点道路动态巡回保洁;确保城区内河清洁;配合有关部门做好临时网格广告的布置与建筑工地外围管理。做好馆外周边营销活动的整治工作。
(二) 环境美化。加强路面和道路两侧绿地的养护,做好城区主要道路花坛、花卉及喷泉设施的日常维护与整修。根据需要在重要地段不知鲜花衬托节日氛围,视情开启三江六岸、公园、绿地、沿街建筑等城市夜景灯光,美化、亮化宁波的市容市貌。
(三) 交通保障。加强客运出租车的车容车貌整治和管理,倡导文明营运、规范服务;在展馆现场设立出租车临时调度服务点,落实出租车运力;大型展会活动期间做好公共交通保障工作,视情延伸公交线路,增加公交班次;根据组展单位的要求,协助做好其他有关交通服务工作。
第十六条 工商部门依法负责对国内展会的监督管理。采用巡查或驻会的方式对展会进行监管,开展馆内产品“打假”工作,依法查处参展商的违法行为,切实保护消费者的合法权益;负责商业性广告内容和公益性广告比例的审批及监管;做好展会活动广告的检查、督促。
第十七条 知识产权管理部门负责对展会知识产权保护的指导、监督和有关案件的处理工作。
(一)组展单位在举办大型展会期间应设立知识产权保护办公室,知识产权管理部门派员进驻,并依法对侵权案件进行处理。如有特殊原因未设立投诉机构,组展单位应当将知识产权管理部门的联系人、联系方式等在展会场馆的显著位置予以公示。
(二)展会知识产权投诉办公室由组展单位、展会管理部门、专利、商标、版权等知识产权行政管理闭门的人员组成。
(三)展会知识产权投诉办公室职责包括:
1、 接受知识产权权利人的投诉,暂停涉嫌侵犯知识产权的展品在展会期间展出;
2、 将有关投诉材料移交相关知识产权行政管理部门;
3、 协调和督促投诉的处理;
4、 对展会知识产权保护信息进行统计和分析;
5、 其他相关事项
 
四、参展规则
第十八条 在展会布展、开展期间,参展单位必须接受公安、消防部门的消防必须及时整改,并符合安全要求。
第十九条 参展单位在展览期间如需举行演出,须向公安机关申报并同意后方可演出。如需在展位内使用音像制品,音量不得超过70分贝,以免噪声干扰他人。展览期间承办单位或参展单位不得在展会现场发放赠品。
第二十条 参展单位在展览期间应严格遵守场馆的有关规定,爱护公共设施,对按赔偿标准予以赔偿。展会期间不得堵塞消防通道、安全疏散出口,不得遮挡消火栓,不得损坏活塞自动报警器、自动喷水灭火系统、临时电源箱等有关安全设施,布展通道必须按照治安、消防要求设置。
第二十一条 参展单位须在展会规定的时间进场馆布展、参展、撤展,遵守开闭馆的时间。不得在开展后布展或闭馆清场时提前离开展位。不得进行馆外营销活动。
第二十二条 参展单位所有在进入展馆进行布展、开展、撤展等活动的人员,必须佩挂相关工作证件,并自觉接受现场工作人员检查。在展期内要妥善保管自己的提包、现金、手机、手提电脑、证件等贵重物品,不得随意丢放在展位上。贵重展品要定人看管,提高警惕,严防盗窃、诈骗行为。
 
五、搭建规则
第二十三条 特装展台的搭建单位须签订《特装施工安全责任书》,遵守各项特装展台搭建的规定,服从场馆工作人员的管理、监督和检查,确保展台和人身安全。
第二十四条 展厅内严禁电焊、气焊等明火作业。如确需明火作业,须报公安消防机构批准。场馆内一律禁止吸烟。
第二十五条 (外地)参展单位如需在所在第预先制作展台、展架的,所使用的防火材料应有经国家认可的防火性能、型式检验报告、合格证书并印有阻燃标识的产品,在进场施工前送展馆备案。
第二十六条 电器产品的安装、使用和线路、管路的设计铺设,必须符合电器敷设安全技术有关规定。自行搭装的摊位、中心展台等重点展区,应有专职电工值守。
 
六、展品管理
第二十七条 参展单位须保证展品质量符合要求。所有参展展品,包括展位内摆放的产品及张贴的宣传图片、发放的资料,须拥有合法知识产权。参展单位因侵犯他人知识产权而引发的纠纷,须承担法律责任。
第二十八条 展会严禁展出枪支(包括仿真枪)、弹药、管制刀具、弓弩、烟花爆竹、剧毒化学品、放射性物品等易燃易爆无线物品。不得展出与本届展会无关的展品或没有申请展位而在场馆内设摊。
第二十九条 严格遵守展样品出场馆手续。展样品出馆,须凭组展单位签署的出门单放行;展样品的包装箱、纸屑等杂物务必在闭馆前及时清理出场馆外,严禁将其存放在摊位内、柜顶或摊位板壁背后。
 
七、场馆管理
第三十条 场馆从事展览活动,应服从并服务于宁波市展览业总体发展大局,优先保障政府强势推动和鼓励支持类展会,实现社会效益和经济效益相结合。
第三十一条 场馆经营单位必须制订大型展会突发公共事件应急预案,并定期进行演练。应当配置电子视频监控、防盗报警系统、物品安全检查系统、入场票证查验系统,人员车辆导示隔离系统、应急广播系统等,并完好无损。
第三十二条 场馆经营单位应加强对展馆、设备、设施及绿化的日常维护、管理,确保展馆及相关设备、设施的完好及正常运行。
第三十三条 场馆经营单位在与组展单位签订合同前,对组展单位的办展批文、办展时间和内容、办展资质、经营执照以及办理公安、消防、工商或外经贸部门相关手续有告知和核查的义务。
第三十四条 场馆经营单位在展会期间,应做好展馆的安全检查和管理工作;协助组展单位做好展馆露天区域的流动商贩管理。
第三十五条 场馆经营单位在展会期间,对设计场馆有关的信访投诉事件,协调处理的义务;对在场馆发生与展会无关的群众性择机上访事件,有引导其到各级信访部门受理的义务。
第三十六条 为保证展会正常秩序,布展、撤展以及展会期间,进出场馆工作人员须佩戴有效证件,自觉接受展会现场工作人员的检查和管理;持证人应当妥善保管证件,不得损毁、涂改或者转借他人,如遗失,应报发证单位。
第三十七条 布展、撤展以及展会期间,进出场馆车辆应办理车辆通行证,按规定路线行驶、指定时间地点停放、卸货或装货。所有车辆应服从展会现场工作人员的指挥、疏导。
第三十八条 场馆经营单位必须在场馆醒目处张贴《展会知识产权保护办法》、《宁波市展览业管理暂行办法》、《展会活动操作手册》等有关法规、规定。
第三十九条 场馆必须重视展会活动的安全管理和服务,应完善内部安全保卫机构,配齐配强保安管理人员和安保人员,并加强对保安人员的培训教育,提高保安服务质量。
第四十条 场馆应配备足够的机动车、非机动车停车场、规范完善停车管理方案,并配备相应的停车场管理人员。
 
八、安保管理
第四十一条 公安机关负责展会安保工作方案的审定,并对安保方案的实施进行安全监管。
第四十二条 展会组委会负责落实大型群众性活动安全工作方案和安全责任制度,明确安全措施安全工作人员岗位职责,开展安全宣传教育。并负责保安队伍的聘用、协调、智慧,组织保安开展管内治安管理,防火、防盗、放抢工作。
第四十三条 场馆经营单位必须保障活动场所、设施符合国家安全标准,安全疏散出口、消防设施、监控设备和应急设施均应符合技术标准;对违规施工行为的监督、制止;对展会施工证的监督管理。
第四十四条 场馆经营单位在开展前需向组展单位提出展会保安配置建议及安保工作执勤位置示意图。
第四十五条 外聘保安需向承办单位和场馆统一管理,制订展会安全管理实施方案,提供给组展单位及场馆经营单位,并参加各进、撤馆等协调会议。
第四十六条 保安负责展期(布、撤、展)所有的人员、物品、进出口、车辆等安全和维护展期正常秩序,协助承办单位加强证件、门票的管理,对尽管人员进行安全检查,对拒不接受检查的,有权拒绝其进入。
第四十七条 保安负责安全管理设施的放置和发放,负责外围车辆的引导和管理,协助组展单位做好对外带食品、与展会无关的展品的管理,对损坏展馆设施的现象进行制止和上报,负责展商、展品的安全的。
 
九、收费管理
第四十八条 场馆收费须遵循公平、合理、透明的原则,应公布场馆各项收费标准。建立健全场馆租赁价格和各项服务收费调整的协商机制,明确收费标准,规范服务行为。
第四十九条 场馆应根据组馆协议和相关服务收费标准进行收费,组展单位应按协议支付费用。若未能按期支付,场馆可书面通知组展单位终止协议。
第五十条 参展、搭建单位在场馆内进行施工、租用展具、广告发布等活动时,应按照与场馆商定的收费标准及程序支付费用。场馆向参展、搭建单位收取的服务和管理费应合理,杜绝多头收费或重复收费。
 
十、快餐管理
第五十一条 为保证参展人员的健康和场馆内的环境卫生,组展单位应选定经卫生部门许可的集体用餐配送单位为展会定时、定点供应快餐业务。组展单位应对选定的餐饮供应企业提出要求,加强监督。
(一)展会期间的餐饮供应必须由经卫生部门批准,有快餐外送资格的企业提供
(二)城管部门加强对展馆外无证快餐商贩的管理。
(三)组展单位应加强宣传,在展馆出入口醒目处予以温馨提示,每天通过广播、展讯等形式提醒外带快餐不得带入场馆内,引导客商自觉遵守展会期间对外带食品的管理。
(四)在展会供餐期间由组展单位、场馆经营单位协同相关部门加强对外带快餐的监管,对违规者实行没收处理。
(五)对因严重妨碍展馆快餐管理而引起的治安纠纷,移交公安机关处理。
(六)卫生部门做好对违规供应快餐企业的查处。
 
十一、其他
第五十二条 对违反本手册相关规定的行为,由有关职能部门依法进行处罚。
第五十三条 其他场馆举办的展会活动按照法律、法规的规定实施。所涉及的展会综合保障工作,可根据具体情况参照本手册执行。
第五十四条 本手册由市政府会展办和有关职能部门负责解释。自发文之日起施行
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